General Terms and Conditions

English version
Last update: Sunday, 29 December 2024

1. Definitions

Contractor
Ruben Hoogland, operating under the trade name Ruben Hoogland Media, including any third parties engaged by Ruben Hoogland, who enters into an agreement with the Client.

Client
The (legal) person or entity with whom the agreement is concluded.

Project
A defined assignment agreed upon between the Contractor and the Client, based on a written offer and its acceptance.

Consultancy
Providing advice and/or guidance, among other things in the fields of marketing, business development, concept development, content marketing or event management, as well as performing agreed operational tasks. The obligation the Contractor assumes in this context is a best-efforts obligation and not an obligation to achieve a specific result.

Media Production
The production of content, including photography, video, podcasts and any other digital media productions.

2. Applicability

1. These general terms and conditions apply to all offers, invoices, activities, agreements, and the delivery of services and products by or on behalf of the Contractor, unless explicitly stated otherwise.

2. The most recently sent version of these general terms and conditions always applies. The Contractor is entitled to unilaterally amend these general terms and conditions if deemed necessary. In the case of ongoing Projects, the amended version will be sent to the Client by email or the reference in any related documents will be adjusted accordingly.

3. These terms and conditions apply to both business and private Clients.

4. If a provision of these terms and conditions is declared null and void, in whole or in part, at any time, the remaining provisions will remain in full force and effect.

3. Formation of the Agreement

1. If the offer does not include an acceptance deadline, the offer will expire after 7 calendar days.

2. An offer must always be confirmed in writing by the Client. By accepting the offer, the Client automatically agrees to these general terms and conditions.

3. The Contractor cannot be bound by an offer if the Client could reasonably have understood that the offer, or part of it, contained an obvious mistake or typographical error.

4. Any work that falls outside the original offer will be considered additional work and will be invoiced separately.

4. Definition of the Assignment

1. The Project may involve both Consultancy and Media Production.

2. The offer specifies a detailed project description, which is approved by both the Client and the Contractor.

3. Where applicable, the offer will include delivery times, the duration of the Project, and any licences obtained in the event of content creation.

5. Payment

1. Unless otherwise stated in the offer, a 50% advance payment of the quoted amount applies. The remaining 50% will be invoiced at the end of the Project, or on a monthly basis for an ongoing Project of indefinite duration.

2. The payment term is 30 days from the date of the invoice.

3. For Media Production, the advance payment must be made before the start of the first preparation day.

4. If the invoice is not settled within the specified payment term, the Client will first receive a payment reminder. After the deadline specified in this reminder has passed, a second reminder will follow.

5. Business Client (B2B)

   A) If payment is still not received after this second reminder, the Contractor will charge a late fee of 9% on the outstanding amount.

   B) This does not affect the Contractor’s right to claim any (extra)judicial collection costs.

6. Private Client (B2C)

   A) If payment is still not received after this second reminder, instead of the 9% late fee, the highest (variable) bank interest rate at a Dutch bank will apply to the outstanding amount, starting from the expiry date stated in the second reminder.

   B) This does not affect the Contractor’s right to claim any (extra)judicial collection costs, nor does it affect any applicable consumer protection legislation.

6. Provision of Information

1. The Client shall provide all information relevant to the execution of the Project in a timely manner. The Client guarantees the accuracy, completeness, and reliability of this information, even if it originates from third parties.

2. The Contractor will handle all provided information confidentially.

3. If the Client fails to provide the required information on time, causing a delay in the execution of the Project, any additional costs arising from this will be borne by the Client.

7. Execution

1. The Contractor will execute the assignment to the best of its knowledge and ability (best-efforts obligation), without guaranteeing a specific result.

2. Where necessary, the Contractor is authorised to engage third parties for the execution of the assignment.

3. The Contractor retains the right to use external suppliers or freelancers for the performance of the agreement. If the Client engages third parties themselves, the Contractor shall not be liable for any acts or omissions by these third parties.

7.1. Consultancy

1. The Client shall enable the Contractor to carry out the work irrespective of fixed working hours or a fixed location, unless agreed otherwise.

2. The Client remains fully responsible for applying or implementing any knowledge and/or actions obtained during the Consultancy agreement.

7.2. Media Production

1. The Client shall inform the Contractor in advance of all requirements and wishes. Based on this, the Contractor will prepare an offer.

2. If the Client changes its mind during execution, the Contractor will implement these alterations as far as possible. Any additional costs will be communicated in advance and charged to the Client.

3. In the case of an event, the Contractor cannot guarantee that every moment will be captured.

4. The Client is solely responsible for obtaining permission and any related permits or paid fees for shoots at certain locations.

5. The Client is responsible for obtaining permission from all those present to be photographed or filmed during a shoot in a public location.

6. The Client remains solely responsible for creating a backup of the digitally supplied files at all times.

7. If (sport) models are recognisable in the images, the Client guarantees that the required portrait rights or model releases have been obtained. Any claims by the individuals portrayed are not the Contractor’s responsibility, unless there is intent or gross negligence on the part of the Contractor.

8. Liability

8.1. General

1. The Contractor is not liable for damage unless it is caused by intent or gross negligence on the Contractor’s part.

2. The Contractor is not liable for damage resulting from incorrect or incomplete information provided by the Client.

3. The Contractor is not liable for damage caused by acts or omissions of third parties or suppliers engaged by the Client, or approached on the Contractor’s advice.

4. The Contractor is not liable for indirect damage, consequential damage, lost profits, missed savings, or damage caused by business stagnation.

5. If the Contractor is nevertheless liable for direct damage despite the above, that liability is limited to twice the amount charged by the Contractor for the assignment, unless reasonableness and fairness dictate otherwise.

6. The Client indemnifies the Contractor against all third-party claims relating to the services and products delivered by the Contractor.

8.2. Specific Provisions for Media Production

1. The Contractor is not responsible for loss, theft, or damage to the Client’s (or third parties’) personal property during a Media Production.

2. The Contractor is not responsible for weather conditions during Media Productions, nor for existing backdrops, distracting elements, or lighting conditions that may have a negative impact on the images.

3. The Contractor is not responsible for any inaccessibility of the suggested or desired locations, or the unavailability of transport.

4. If an SD card owned by the Contractor becomes defective before the produced media is delivered, the shoot may be redone at no additional cost. In such a case, the Contractor is not obliged to pay any damages.

9. Cancellation

1. If a Project is cancelled after the Client has already approved the offer, at least 50% of the quoted amount will be charged.

2. If the Contractor has already carried out more than half of the agreed time or targets, costs will be charged pro rata.

10. Return Policy

1. It is not possible to request a refund after receiving that which has been delivered (as agreed in the offer).

2. The Contractor provides advice and/or other (digital) services and products, which are specifically created for or tailored to the Client and cannot be resold to others.

11. Intellectual Property Rights

11.1. Consultancy

1. All delivered work and advice provided under Consultancy may be used freely by the Client within its own organisation, unless otherwise agreed in writing.

2. If specific documentation, presentations or models are developed by the Contractor, the Contractor retains the intellectual property rights. However, the Client may use the delivered materials freely for its own business operations, unless otherwise agreed.

3. Use by third parties (outside the Client’s own organisation) or reproduction for commercial purposes is not permitted without the Contractor’s written consent.

4. The Contractor is entitled to mention the Client’s (business) name and a general description of the work carried out in quotes, on the Contractor’s website, on social media, and in its portfolio, unless the Client objects in writing in advance.

11.2. Media Production

1. Unless entirely bought off in the offer, the copyright and/or other intellectual property rights to all materials made available by the Contractor (including photos, videos, and other digital content) remain with the Contractor.

2. The Client obtains the right of publication and may use the created content under the agreed licence only after full payment of the invoiced amounts has been made.

3. Photos or videos may not be used for purposes other than those previously agreed upon, unless the Client purchases an additional licence.

4. If the Client wishes to use the content commercially or in (online) competitions, prior permission from the Contractor is required.

5. The Client is not permitted to edit or crop the delivered images unless otherwise agreed. This also includes adding text to images or using (Instagram) filters.

6. When using the Contractor’s photos on social media or in other public outlets, the Client is obliged to credit the Contractor’s (brand) name, unless otherwise agreed in writing in advance.

7. Any action that contravenes the provisions in these clauses shall be deemed an infringement of copyright. In the event of infringement, the Contractor is entitled to compensation amounting to at least three times the licence fee the Contractor customarily applies for such use, without prejudice to the Contractor’s right to claim damages for further losses incurred.

8. By entering into the agreement, the Client grants the Contractor permission to use the produced material for the Contractor’s own promotional purposes, including advertisements, social media, print materials, trade fair materials, portfolio, and demonstration material. If personal data are visible in the material, a consent form will be used where necessary. The Client may object to such use in writing prior to the shoot or recording.

11.2.1. RAW Files

Unless otherwise agreed in writing, RAW files remain the property of the Contractor and will not be provided to the Client. The Client will only receive the (potentially retouched) final files according to the agreed licence structure.

11.2.2. Licence Structure

Unless otherwise agreed, the following licence structure (prices per photo per year, excluding VAT) applies to the use of photographic material:

• Use on own social media and newsletters: €90

• Use on own website (including own social media and newsletters): €180

• Use for online advertising (including all of the above): €270

• Use for publication by third parties (excluding billboards): €450

• Exclusivity (buyout) per year: €900

Where non-photographic material is concerned, the Client must contact the Contractor in advance if its use will deviate from that which was agreed in the offer.

12. Complaints

1. The Client is obliged to report complaints about offers, invoices, and/or the delivered services and products in writing and with reasons, within 5 working days of the complaint arising. Complaints that arise during a shoot or a similar session must be reported immediately upon viewing a preview, so that such complaints can be addressed on the spot.

2. If a defect or complaint is reported later than the aforementioned period, the Client shall no longer be entitled to any remedy, replacement, or compensation.

3. Lodging a complaint does not suspend the Client’s payment obligation.

13. Dispute Resolution

1. These general terms and conditions are governed by Dutch law.

2. The Parties shall endeavour to resolve a dispute through mutual consultation before taking the matter to court. Disputes will be submitted exclusively to the district court in which the Contractor is established, unless a statutory requirement dictates otherwise.

3. Notwithstanding any statutory limitations, the limitation period for all claims and defences against the Contractor and any engaged third parties is 12 months.

14. Force Majeure

1. In the event of force majeure, the performance of the agreement will be wholly or partly suspended, without either party being liable for any compensation, for the duration of the force majeure situation.

2. Force majeure includes, but is not limited to: natural disasters, pandemics, extreme weather conditions, fire, government measures, strikes, unforeseen technical complications, or other circumstances in which it would not be reasonable to expect the Contractor to perform.

3. If a situation of force majeure in which the Contractor cannot meet its obligations lasts more than two (2) months, both parties are entitled to terminate the agreement without any obligation to pay damages.

15. Confidentiality

1. Both parties are obliged to maintain strict confidentiality regarding all confidential information obtained from each other or from other sources in the context of this agreement.

2. Information is considered confidential if the other party has indicated it as such, or if this follows from the nature of the information.

3. The obligation of confidentiality remains in force even after termination of the agreement.

Should you have any queries regarding these general terms and conditions, please feel free to contact Ruben Hoogland Media.

Nederlandse versie
Laatste update: Zondag 29 december 2024

1. Definities

Opdrachtnemer
Ruben Hoogland, opererend onder de handelsnaam Ruben Hoogland Media, inclusief eventuele door Ruben Hoogland ingeschakelde derden, die een overeenkomst aangaat met de opdrachtgever.

Opdrachtgever
De (rechts)persoon of partij met wie de overeenkomst wordt aangegaan.

Project
Een afgebakende opdracht die is gedefinieerd in samenspraak tussen opdrachtnemer en opdrachtgever, op basis van een schriftelijk aanbod en aanvaarding daarvan.

Consultancy
Het verlenen van advies en/of begeleiding, onder andere op het gebied van marketing, bedrijfsontwikkeling, conceptontwikkeling, contentmarketing of eventmanagement, alsook het uitvoeren van overeengekomen operationele werkzaamheden. De verplichting die opdrachtnemer hierbij aangaat, betreft een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

Mediaproductie
Het produceren van content, waaronder fotografie, video, podcasts en eventueel andere digitale mediaproducties.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, facturen, werkzaamheden, overeenkomsten en leveringen van diensten en producten door of namens de opdrachtnemer, tenzij expliciet anders vermeld.

2. De meest recent toegezonden versie van de algemene voorwaarden is steeds van toepassing. Opdrachtnemer is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen indien dit nodig wordt geacht. Bij lopende projecten zal de gewijzigde versie per e-mail aan opdrachtgever worden toegezonden of zal de verwijzing in toegezonden documenten worden aangepast.

3. Deze voorwaarden zijn van toepassing op zowel zakelijke opdrachtgevers als op particuliere opdrachtgevers.

4. Indien een bepaling uit deze voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

3. Totstandkoming

1. Indien in de offerte geen aanvaardingstermijn is gesteld, vervalt het aanbod na 7 kalenderdagen.

2. Een aanbod dient te allen tijde schriftelijk te worden bevestigd door de opdrachtgever. Bij acceptatie van het aanbod verklaart de opdrachtgever zich automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden.

3. Opdrachtnemer kan niet aan een aanbod worden gehouden indien de opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat het aanbod, of een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.

4. Alle werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke offerte vallen, gelden als meerwerk en worden als zodanig gefactureerd.

4. Opdrachtdefinitie

1. Het project kan betrekking hebben op zowel consultancy als mediaproductie.

2. In de offerte wordt een concrete opdrachtbeschrijving gedefinieerd, die door zowel opdrachtgever als opdrachtnemer is geaccordeerd.

3. Indien van toepassing, staan in de offerte levertermijnen en het tijdsbestek van de opdracht vermeld, evenals eventueel afgenomen licenties bij contentcreatie.

5. Betaling

1. Tenzij anders vermeld in de offerte, geldt een vooruitbetaling van 50% van het geoffreerde bedrag. De overige 50% wordt aan het einde van de opdracht gefactureerd, of maandelijks in het geval van een doorlopend project voor onbepaalde tijd.

2. De betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de factuur.

3. Bij een mediaproductie dient de vooruitbetaling vóór aanvang van de eerste voorbereidingsdag te zijn voldaan.

4. Indien de factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn wordt voldaan, ontvangt de opdrachtgever eerst een betalingsherinnering. Na het verstrijken van de in deze herinnering genoemde termijn, volgt er een tweede herinnering.

5. Zakelijke opdrachtgever (B2B)

   A) Indien ook na deze tweede herinnering de betaling uitblijft, brengt opdrachtnemer een late fee van 9% over het openstaande bedrag in rekening.

   B) Dit laat het recht van opdrachtnemer om eventuele (buiten)gerechtelijke incassokosten te vorderen onverlet.

6. Particuliere opdrachtgever (B2C)

   A) Indien ook na deze tweede herinnering de betaling uitblijft, geldt in plaats van de late fee van 9% de hoogst geldende (variabele) bankrente bij een Nederlandse bank over het openstaande bedrag, te rekenen vanaf het verstrijken van de in de tweede herinnering genoemde termijn.

   B) Dit laat het recht van opdrachtnemer om eventuele (buiten)gerechtelijke incassokosten te vorderen onverlet en laat voorts de toepasselijkheid van de geldende wettelijke bepalingen inzake consumentenbescherming onverlet.

6. Informatievoorziening

1. De opdrachtgever stelt alle informatie die voor de uitvoering van het project relevant is tijdig beschikbaar. De opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van deze informatie, ook als deze van derden afkomstig is.

2. Opdrachtnemer zal vertrouwelijk omgaan met de verstrekte informatie.

3. Indien de opdrachtgever niet of niet tijdig de benodigde informatie aanlevert waardoor vertraging in de uitvoering van het project ontstaat, zijn eventuele extra kosten die daaruit voortvloeien voor rekening van de opdrachtgever.

7. Uitvoering

1. Opdrachtnemer voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit (inspanningsverbintenis), zonder garantie op een bepaald resultaat.

2. Indien nodig is opdrachtnemer bevoegd derden in te schakelen voor de uitvoering van de opdracht.

3. Opdrachtnemer behoudt te allen tijde het recht om bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik te maken van externe leveranciers of freelancers. Wanneer de opdrachtgever zelf derden inschakelt, is opdrachtnemer niet aansprakelijk voor het handelen of nalaten van deze derden.

7.1. Consultancy

1. Opdrachtgever stelt opdrachtnemer in staat de werkzaamheden uit te voeren, onafhankelijk van vaste werktijden of een vaste locatie, tenzij anders overeengekomen.

2. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor het toepassen of uitvoeren van kennis en/of handelingen die tijdens de consultancy-overeenkomst zijn opgedaan.

7.2. Mediaproductie

1. Opdrachtgever voorziet opdrachtnemer vooraf van alle eisen en wensen. Aan de hand daarvan stelt opdrachtnemer een offerte op.

2. Indien opdrachtgever tijdens de uitvoering wijzigt van inzicht, zal opdrachtnemer deze wijzigingen zo goed mogelijk doorvoeren. Eventuele meerkosten worden vooraf gecommuniceerd en doorberekend aan opdrachtgever.

3. In geval van een evenement kan opdrachtnemer niet garanderen dat ieder moment wordt vastgelegd.

4. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming en eventueel bijbehorende vergunningen of betaalde tarieven voor shoots op bepaalde locaties.

5. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle aanwezigen om gefotografeerd of gefilmd te worden tijdens een shoot op een openbare locatie.

6. De opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van de digitaal aangeleverde bestanden.

7. Indien (sport)modellen herkenbaar in beeld komen, staat opdrachtgever ervoor in dat de vereiste portretrechten of model releases zijn verkregen. Eventuele aanspraken van geportretteerden komen niet voor rekening van opdrachtnemer, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van opdrachtnemer.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Algemeen

1. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, tenzij er sprake is van opzet of grove schuld door opdrachtnemer.

2. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie die door de opdrachtgever is verstrekt.

3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door handelingen of nalatigheden van derden of leveranciers die door de opdrachtgever zijn ingeschakeld of op advies van opdrachtnemer zijn benaderd.

4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.

5. Indien opdrachtnemer ondanks het voorgaande toch voor directe schade aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid beperkt tot tweemaal het bedrag dat door opdrachtnemer in rekening is gebracht voor de opdracht, tenzij redelijkheid en billijkheid anders bepalen.

6. De opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de door opdrachtnemer geleverde diensten en producten.

8.2. Specifieke bepalingen mediaproductie

1. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van de opdrachtgever (of derden) gedurende een mediaproductie.

2. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor weersomstandigheden tijdens mediaproducties, noch voor bestaande achtergronden, storende elementen of lichtsituaties die een negatieve impact kunnen hebben op de beelden.

3. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor het niet bereikbaar zijn van voorgestelde of gewenste locaties, of het niet beschikbaar zijn van vervoersmiddelen.

4. Indien een SD-kaart van opdrachtnemer defect raakt voordat de gemaakte media is afgeleverd, kan de productie kosteloos opnieuw worden uitgevoerd. In een dergelijk geval is opdrachtnemer geen schadevergoeding verschuldigd.

9. Annulering

1. Bij annulering van een project nadat reeds akkoord is gegeven op de offerte, wordt ten minste 50% van het geoffreerde bedrag in rekening gebracht.

2. Indien opdrachtnemer al meer dan de helft van de afgesproken tijd of de afgesproken targets heeft behaald, dan worden deze kosten naar rato in rekening gebracht.

10. Retournering

1. Het is niet mogelijk om na ontvangst van hetgeen is opgeleverd (zoals overeengekomen in de offerte) geld terug te vragen.

2. Opdrachtnemer levert advies en/of andere (digitale) diensten en producten, welke specifiek voor opdrachtgever zijn gemaakt of gericht zijn en niet aan anderen kunnen worden verkocht.

11. Intellectueel Eigendomsrecht

11.1. Consultancy

1. Al het opgeleverde werk en gegeven advies in het kader van consultancy mag door opdrachtgever vrij worden gebruikt binnen de eigen organisatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2. Indien specifieke documentatie, presentaties of modellen zijn ontwikkeld door opdrachtnemer, dan behoudt opdrachtnemer in beginsel de intellectuele eigendomsrechten. Opdrachtgever mag de geleverde materialen echter onbeperkt inzetten voor de eigen bedrijfsvoering, tenzij anders overeengekomen.

3. Gebruik door derden (buiten de eigen organisatie van de opdrachtgever) of verveelvoudiging voor commerciële doeleinden is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.

4. Opdrachtnemer is gerechtigd om (bedrijfs)namen van opdrachtgever en een algemene omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden te vermelden in offertes, op de website, social media en in portfolio, tenzij opdrachtgever vooraf schriftelijk bezwaar maakt.

11.2. Mediaproductie

1. De auteursrechten en/of overige intellectuele eigendomsrechten op alle door opdrachtnemer ter beschikking gestelde materialen (waaronder foto’s, video’s en andere digitale content) blijven, tenzij in de offerte geheel afgekocht, bij opdrachtnemer berusten.

2. Opdrachtgever verkrijgt pas een publicatierecht en mag de gemaakte content gebruiken binnen de overeengekomen licentie, zodra volledige betaling van de factuurbedragen heeft plaatsgevonden.

3. Foto’s of video’s mogen niet voor andere doeleinden dan vooraf overeengekomen worden gebruikt, tenzij opdrachtgever hiervoor een aanvullende licentie aankoopt.

4. Indien de opdrachtgever de content commercieel of in (online) wedstrijden wil inzetten, is vooraf toestemming van opdrachtnemer nodig.

5. Opdrachtgever is niet gerechtigd het aangeleverde beeldmateriaal te bewerken of uit te snijden, tenzij anders is overeengekomen. Hieronder valt ook het plaatsen van teksten over het beeldmateriaal of het gebruik van (Instagram)filters.

6. Bij gebruik van de door opdrachtnemer gemaakte foto’s op social media of in andere openbare uitingen, is de opdrachtgever gehouden de (bedrijfs)naam van opdrachtnemer te vermelden, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen.

7. Elke handeling in strijd met het in deze bepalingen gestelde wordt gezien als inbreuk op het auteursrecht. Bij inbreuk komt opdrachtnemer een vergoeding toe ter hoogte van ten minste driemaal de door opdrachtnemer gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding voor een dergelijke vorm van gebruik, onverminderd het recht van opdrachtnemer op een vergoeding voor overige geleden schade.

8. Met het aangaan van de overeenkomst geeft opdrachtgever opdrachtnemer toestemming om het gemaakte beeldmateriaal te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, waaronder advertenties, social media, drukwerk, beursmateriaal, portfolio en demonstratiemateriaal. Indien persoonsgegevens zichtbaar zijn op het beeldmateriaal, wordt indien nodig een toestemmingsformulier gehanteerd. De opdrachtgever kan voorafgaand aan de shoot of opname schriftelijk bezwaar maken tegen dit gebruik.

11.2.1. RAW-bestanden

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, blijven RAW-bestanden eigendom van opdrachtnemer en worden deze niet verstrekt aan opdrachtgever. Opdrachtgever ontvangt enkel de eventueel nabewerkte eindbestanden volgens de overeengekomen licentiestructuur.

11.2.2. Licentiestructuur

Voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s) geldt, tenzij anders afgesproken, de volgende licentiestructuur (prijzen per foto per jaar, exclusief BTW):

• Gebruik voor eigen social media en nieuwsbrieven: € 90

• Gebruik voor eigen website (incl. eigen social media en nieuwsbrieven): € 180

• Gebruik voor online adverteren (incl. alle bovengenoemde kanalen): € 270

• Gebruik voor publicatie via derden (m.u.v. billboards): € 450

• Exclusiviteit (afkoop foto) per jaar: € 900

In het geval van beeldmateriaal anders dan foto’s, dient opdrachtgever vooraf contact op te nemen, indien het gebruik afwijkt van hetgeen is overeengekomen in de offerte.

12. Klachten

1. De opdrachtgever is verplicht om klachten over offertes, facturen en/of de geleverde diensten en producten binnen 5 werkdagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken aan opdrachtnemer. Klachten tijdens een shoot of vergelijkbare sessie dienen direct bij het zien van een preview kenbaar te worden gemaakt, zodat deze klachten op het moment zelf hersteld kunnen worden.

2. Indien een gebrek of klacht later dan voornoemde termijn wordt gemeld, dan komt de opdrachtgever geen absoluut recht meer toe op herstel, vervanging of schadeloosstelling.

3. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

13. Geschilbeslechting

1. Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.

2. Partijen zullen zich tot het uiterste inspannen om een geschil in onderling overleg te beslechten, alvorens een beroep te doen op de rechter. Geschillen worden uitsluitend beslecht in het arrondissement waar opdrachtnemer is gevestigd, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

3. In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens opdrachtnemer en betrokken derden 12 maanden.

14. Overmacht

1. In geval van overmacht wordt de nakoming van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk opgeschort, zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding gehouden zijn, voor de duur van de overmachtsituatie.

2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: (natuur)rampen, pandemieën, extreme weersomstandigheden, brand, overheidsmaatregelen, stakingen, onvoorziene technische complicaties of andere omstandigheden waarbij nakoming in redelijkheid niet van opdrachtnemer kan worden verlangd.

3. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door opdrachtnemer niet mogelijk is langer duurt dan twee (2) maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden, zonder verplichting tot enige schadevergoeding.

15. Geheimhouding

1. Partijen zijn over en weer verplicht tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van deze overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.

2. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

3. De verplichting tot geheimhouding blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Mocht u vragen hebben over deze algemene voorwaarden, neem dan gerust contact op met Ruben Hoogland Media.